プライバシーポリシー

PMS001 方針 – 個人情報保護方針
第3版
株式会社東郷商事

1．基本方針

東郷商事（以下、「当社」という。）は、折込チラシ送達業等の事業者として、取り扱う全ての個人情報について、重要性を認識し、保護に取り組みます。
当社は、当社が個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護するために、方針、体制、計画、実施、点検及び見直しを含む個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、かつ、改善いたします。

2．個人情報の取り扱いについて　

当社は、当社の事業内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。

取得について
個人情報を取得する場合には、利用目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な限度において行います。また、個人情報の取得は、個人情報の本人の同意のもとにに、適法かつ公正な方法で行います。
利用について
個人情報の利用は、事前に定めた利用目的の範囲内で行います。利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）は行いません。また、目的外利用を行わないための適切な措置を講じます。
提供について
取得した個人情報は、法令で定める場合をのぞき、個人情報の本人の同意なく提供することはいたしません。

( 1 ) 当社の取り扱う個人情報とその利用目的

株式会社東郷商事（以下、「当社」という。）は、以下の個人情報を取り扱っております。取り扱う個人情報の利用目的も以下のとおりです。また、直接、ご本人より直接書面により個人情報を取得する場合については、その都度、利用目的を明示いたします。

個人情報の種別	利用目的
スポンサーの個人情報	折込チラシ手配業務折込チラシ配達折込チラシ配達の為に緊急事態が発生した場合の連絡当社に希望されたサービスの提供当社からの情報提供（当社のサービスに関する情報やキャンペーン・セミナーなどのご連絡、当社への各種お問い合わせ、ご意見などへの対応など）当社の事業目的に関するマーケティング活動や調査
当社への訪問・見学等の申込者の個人情報	訪問・ご見学時の対応及び緊急時のご連絡等
採用募集にご応募頂いた方、人材紹介会社等から当社へご紹介頂いた方の個人情報	採用審査、採用等のご連絡、採用募集のご案内等
退職者の個人情報	労働関連法令への対応、その他緊急時のご連絡
従業員等の個人情報	従業員の雇用及び人事管理、労務管理等
個人情報保護法に基づく開示等の各種ご請求に関する個人情報	当該各ご請求への対応

ご請求に関する個人情報当該各ご請求への対応すべての項目について、個人を特定しない統計的情報の形で利用させて頂く場合がございます。

( 2 ) 個人情報の開示等についてのご案内

当社では、本人様又はその代理人様からの当社が保有する個人情報及び、第三者提供記録の開示等（開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求め、利用目的の通知の求め）のご請求を、受け付けます。

開示請求の対象となる個人情報は以下のとおりです。

個人情報の種別	開示請求の対象となる個人データ
スポンサーの個人情報	購入者データベースに登録された個人データ
当社への訪問・見学等の申込者の個人情報	個人データとして管理していないため、開示の対象にはなりません。
採用募集にご応募頂いた方、人材紹介会社等から当社へご紹介頂いた方の個人情報	個人データとして管理していないため、開示の対象にはなりません。
退職者の個人情報	退職者データベースに登録された個人データ
従業員等の個人情報	従業員データベースに登録された個人データ
個人情報保護法に基づく開示等の各種ご請求に関する個人情報	個人データとして管理していないため、開示の対象にはなりません。

ご請求は、所定の書面を当社本社窓口にて提出していただき、本人確認書類をご提示していただくことになります。
ご提出いただいてから、社内調査期間として、当社営業日２週間のご猶予をいただきたいと存じます。また、ご本人様または代理人様の確認をさせていただくため、下記いずれかの書類をご提示ください。

ご本人様の場合
・住民票又は外国人登録証
・運転免許証
・健康保険証年金手帳

代理人様の場合
・未成年又は成年被後見人の法定代理人を証明する書類
・委任状

ご提出書面をいただいてから、社内調査期間として、当社営業日2週間のご猶予をいただきたいと存じます。なお、2週間以上要する場合には、その旨を当社よりご連絡申し上げます。

( 3 ) 個人情報の受託について

関連会社有限会社東郷堂より、総務業務・事務入力業務を受託しております。その全ての作業は、東郷堂の定めるＰＭＳ（個人情報保護マネジメントシステム）に則り、東郷堂本社内において、東郷堂社員管理下のもと、作業を行います。データの持ち出しは行いません。

( 4 ) 個人データの共同利用

当社は、個人データの共同利用は行いません。

( 5 ) 苦情相談窓口

個人情報に関するお問い合わせ、又は苦情・相談の受け付けは電話で受け付けております。
下記へお問い合わせください。

個人情報開示等窓口
〒386-0014
長野県上田市材木町2丁目12-6
相談窓口責任者　取締役常務　鈴木永
個人情報保護管理者　東浜匠
連絡先 0268-24-7200

3．法令・規範の順守について

当社は、以下の個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を順守いたします。

・JIS Q 15001
・個人情報の保護に関する法律
・個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン
・当社が本社を置く長野県・上田市の条例
・その他ガイドライン等

4．個人情報の安全対策について

当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための取り組みとして以下の事項を実施します。

組織的安全管理措置
安全管理について当社の業務に従事する者の責任と権限を明確に定め、安全管理に対する規程や手順書を整備運用し、その実施状況を確認します。
人的安全管理措置
当社の業務に従事する者に対し、個人情報に関する非開示契約を締結し、教育・訓練等を実施します。
物理的安全管理措
入退館（室）の管理、個人情報の盗難の防止等の措置を実施します。
技術的安全管理措置
個人情報及びそれを取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等の個人情報に対するセキュリティ対策措置を実施します。

5．苦情及び相談について

当社は、個人情報の本人からの苦情及び相談を受け付ける体制を整備し、苦情及び相談を受け付けた場合は、適切、かつ、迅速な対応を行います。

6．継続的改善について

個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善し、個人情報保護に取り組みます。

7．方針の公開と開示

この方針は、当社ホームページ（http://www.togodo.co.jp/togo-shoji/）に掲載することで一般の方々に公開するとともに、当社の役員、従業員に周知徹底し、個人情報保護でマネジメントシステムを確実に実行していきます。

制定日 2004年 4月1日
改定日 2024年10月1日
代表取締役　鈴木芳朋

個人情報お問い合わせ窓口
〒386-0014
長野県上田市材木町2丁目12-6
相談窓口責任者　取締役常務　鈴木永
個人情報保護管理者　東浜匠
連絡先 0268-24-7200